EXIGENCES QUALITE ET CONDITIONS GENERALES D’ACHAT DE SUDEC INDUSTRIES PSI 5 03 / F

 

 

Sommaire

  1. OBJET ET DOMAINE D’APPLICATION.. 3
  2. REFERENCES. 3
  3. DEFINITIONS. 3
  4. RESPONSABILITES. 3
  5. OBLIGATIONS QUALITE.. 3

5.1.         Obligations générales. 3

5.2.         Système qualité du fournisseur 3

5.3.         Revue des exigences. 3

5.4.         Maîtrise du produit fourni par le client 4

5.5.         Identification, traçabilité et enregistrement 4

5.6.         FOUNISSEURS DE MATIERES. 4

5.7.         Contrôles et essais. 4

5.8.         Non conformités. 4

5.9.         Préservation et livraison. 4

5.10.      Prévention des produits contrefaits. 5

5.11.      Surveillance. 5

5.12.      Performance du fournisseur 5

5.13.      Archivage. 5

5.14.      SENSIBILISATION.. 5

  1. CONDITIONS GENERALES D’ACHAT.. 6

6.1.         Accusé de réception. 6

6.2.         Contrôle de l’exécution. 6

6.3.         Garanties. 6

6.4.         Outillages. 6

6.5.         Propriété industrielle. 7

6.6.         Confidentialité. 7

6.7.         Assurance. 7

6.8.         Factures et règlements. 7

6.9.         Résiliation. 8

6.10.      Litiges. 8

 

ENREGISTREMENTS DES MODIFICATIONS

Date Indice Paragraphes ou pages modifiées Synthèse et justification de la modification
15/04/2011 A Création du document
15/04/2013 B § 2, 5.1, 5.9, 6.8 Ajout référence EN 9100, précision concernant la décision suite à non-conformité, durée d’archivage, conditions de paiement
14/10/2013 C § 5.1, 5.2, 5.8.2 Ajout qualifications de PS, système qualité du fournisseur et mention des spécifications sur DC
09/11/2016 D § 5.10 Ajout de la récupération des archives en cas de cessation d’activité
17/10/2017 E § 1, 5.5, 5.9, 5.11, 5.12, 5.13 Mise à jour suite évolution EN9100/2016
31/07/2019 F § 5.1, 5.6, 5.9.2 Rajout changement lieu de production, maîtrise fournisseur, fournisseurs de matière et documents de livraison matière

 

NOM APPROBATEUR : Gérard HENRY DATE : 31/07/2019 VISA :

 

 

1.      OBJET ET DOMAINE D’APPLICATION

Cette procédure a pour objet de définir les exigences qualité et conditions générales d’achat applicables dans le cadre de tous les achats de SUDEC Industries. Ce document est contractuel; Il est référencé sur nos commandes d’achat.

2.      REFERENCES

ISO 9001 et EN 9100

3.      DEFINITIONS

Suivant ISO 9000.

4.      RESPONSABILITES

Les fournisseurs sont responsables de :

  • La qualité des fournitures.
  • La conformité par rapport aux spécifications de la commande et aux documents joints.

5.      OBLIGATIONS QUALITE

5.1.   Obligations générales

  • La mise à disposition d’instructions, d’outillages de fabrication ou de contrôle ne décharge pas la responsabilité du fournisseur sur la qualité finale du produit.
  • Les fournisseurs qualifiés par nos clients sont tenus de posséder la documentation normative en vigueur. Celle-ci ne sera diffusée par la Société SUDEC INDUSTRIES que sur demande et qu’à titre d’information. Le fournisseur doit tenir à disposition de la Société SUDEC INDUSTRIES les qualifications de procédés spéciaux délivrées par le donneur d’ordres ainsi que les qualifications du personnel.
  • Le fournisseur doit livrer la quantité spécifiée sur la commande. Toute livraison excédentaire doit faire l’objet d’un accord avec le Service Achats de la Société SUDEC INDUSTRIES.
  • Aucune sous-traitance de second rang ne peut être réalisée sans l’accord du Service Qualité de la Société SUDEC INDUSTRIES. Le fournisseur reste le seul responsable. En cas d’accord le fournisseur s’engage à reconduire les exigences de la commande y compris les exigences client.
  • Le fournisseur s’engage à signaler par écrit toute non-conformité rencontrée en cours de réalisation, de contrôle et d’essais ou après livraison. Il s’engage à obtenir l’approbation de la Société SUDEC INDUSTRIES pour les décisions relatives aux produits non-conformes lorsque nécessaire.
  • Tout changement important au sein de l’organisation du fournisseur doit être signalée au Service Achats de la Société SUDEC INDUSTRIES, notamment tout changement de lieu de production.
  • Les fournisseurs doivent exercer la maîtrise appropriée de leurs fournisseurs directs ou de rang inférieur, afin de s’assurer que les exigences sont satisfaites.

 

5.2.   Système qualité du fournisseur

Le fournisseur doit mettre en place un système qualité prenant en compte les exigences du présent document.

Ce système doit être décrit dans un manuel qualité (ou tout autre document) et doit couvrir toutes les fonctions concernées par la commande (approvisionnement, fabrication, contrôle, livraison…)

La plupart des donneurs d’ordres de l’industrie aéronautique Française imposant à leurs fournisseurs d’être certifiés suivant AS/EN/JISQ 9100/9110/9120. La Société SUDEC INDUSTRIES souhaite donc voir ses fournisseurs entreprendre à minima la démarche de certification ISO9001 et d’en apporter la preuve.

 

5.3.   Revue des exigences

Le fournisseur doit impérativement vérifier la présence de la documentation spécifiée dans les commandes d’achat.

 

5.4.   Maîtrise du produit fourni par le client

Les outillages fournis pour la réalisation des fabrications (outillages de fabrication et de contrôle, programmes…) sont la propriété de la Société SUDEC INDUSTRIES. Le fournisseur est responsable de leur préservation et doit informer le Service Achats en cas de détérioration ou d’usure inhabituelle.

A l’issue des fabrications, les outillages sont retournés sauf accord particulier entre la Société SUDEC INDUSTRIES et le fournisseur.

 

5.5.   Identification, traçabilité et enregistrement

Le fournisseur doit prendre des dispositions pour identifier le produit de la réception jusqu’à la livraison ainsi qu’au cours des phases de production. Il doit aussi assurer l’identification spécifique des produits ou lots lorsque cela est spécifié. Les enregistrements relatifs à la qualité doivent être conservés et archivés (voir § 5.12).

 

5.6.   FOUNISSEURS DE MATIERES

Les fournisseurs (revendeurs et élaborateurs) doivent être approuvés par nos clients et donneurs d’ordre selon secteurs d’activités. Les fournisseurs doivent s’assurer de fournir des matières en provenance de l’Union Européenne (exigence de nos clients).

 

5.7.   Contrôles et essais

Le fournisseur doit réaliser des contrôles et essais tout au long du processus afin de s’assurer de la conformité par rapport aux exigences spécifiées.

Des enregistrements attestant de la réalisation de ces contrôles et essais doivent être conservés. Ces derniers doivent démontrer si le produit satisfait ou non aux contrôles et essais.

 

5.8.   Non conformités

Le fournisseur doit impérativement signaler toute non-conformité décelée sur le produit par une identification sur un rapport de contrôle ou une fiche de non-conformité. Les produits non conformes doivent être repérés et isolés pour en interdire l’utilisation ou l’expédition, dans l’attente de décision.

Le fournisseur doit prendre en compte les non conformités constatées par la Société SUDEC INDUSTRIES. Il doit lui communiquer le résultat de l’enquête et l’action corrective mise en place avec le délai d’aboutissement prévisionnel

Les produits non conformes livrés doivent être impérativement identifiés et séparés du reste du lot.

Lors du contrôle réception par la Société SUDEC INDUSTRIES, toute non-conformité signalée ou non par le fournisseur fait l’objet d’une fiche de non-conformité. Cette fiche précisera la décision prise sur les non-conformités décelées avec éventuellement une demande d’action corrective.

 

5.9.   Préservation et livraison

5.9.1.     Généralités

Le fournisseur doit mettre en place les moyens nécessaires pour assurer la protection et la préservation des produits.

5.9.2.     Documents à fournir à la livraison

Sauf spécifications particulières, chaque livraison doit comporter au minimum :

  • Un bon de livraison indiquant

w Le N° de la commande d’achat,

w La quantité, référence et désignation des articles livrés.

Chaque bon de livraison fourni ne doit comporter qu’un seul n° de commande d’achat.

  • Une déclaration de conformité conforme à la NFL 00-015avec mention des spécifications appliquées et leur indice,
  • Un rapport de contrôle identifiant les non conformités relevées,
  • Les documents de définition à retourner (spécifiés sur la commande d’achat).

Si les documents exigés ne sont pas fournis lors de la livraison, le paiement de la facture sera bloqué jusqu’à réception de ces derniers.

5.9.3.     Documents à fournir à la livraison (cas des fournisseurs de matière)

Les documents précédent au 5.8.2 doivent être fournis ainsi que :

  • CCPU matière élaborateur,
  • Déclaration de conformité du fournisseur pour matière ayant subi un traitement (si le cas),
  • CCPU distributeur/revendeur.

Chaque CCPU élaborateur et revendeur doit comporter la traçabilité matière.

 

5.10.     Prévention des produits contrefaits

Le fournisseur est tenu de mettre en place un processus de prévention des produits contrefaits : formation des personnels à la détection, surveillance des obsolescences, maîtrise des approvisionnements (avec traçabilité aux fabricants d’origine, distributeurs autorisés ou sources approuvées), activités de vérification, surveillance et remontées d’informations, mise en quarantaine et déclaration des produits contrefaits ou suspectés.

 

5.11.                   Surveillance

Pendant la durée d’exécution du contrat, les personnes habilitées par la Société SUDEC INDUSTRIES, les organismes officiels (EASA, DGA, DGAC, etc.) ainsi que le client de la Société SUDEC INDUSTRIES, auront libre accès aux locaux du Fournisseur et de ses sous contractants éventuels ainsi qu’aux documents techniques afférents au contrat.

Pour les contrats établis au titre d’un marché d’état (il en est fait mention aux conditions particulières), le fournisseur s’engage à accepter l’intervention des organismes mandatés et à se soumettre à leurs prescriptions. Les conséquences de ces interventions ne modifient pas les conditions de la commande.

Lorsque la Société SUDEC INDUSTRIES a l’intention de vérifier le produit acheté chez le fournisseur, il est spécifié dans la commande d’achat les dispositions à prendre et les modalités de mise à disposition du produit.

 

5.12.     Performance du fournisseur

Un suivi des performances du fournisseur est réalisé périodiquement en fonction des non-conformités décelées et des retards à réception constatés.

Ces indicateurs qualité permettent à l’acheteur de faire un bilan qualité des performances de chaque fournisseur, de poursuivre ou d’arrêter les achats avec un fournisseur.

 

5.13.                   Archivage

Le fournisseur doit archiver le dossier de fabrication (fiche suiveuse, relevés de contrôle, etc.) en assurant sa lisibilité et sa conservation. La durée minimum est la vie opérationnelle du produit + 3 ans ou exigences du donneur d’ordre final et les enregistrements afférents ne pourront être éliminés qu’après accord formel de la Société SUDEC INDUSTRIES.

La perte ou l’impossibilité d’accès à des documents permettant de démontrer la conformité au contrat du produit livré est à signaler sans délai à la Société SUDEC INDUSTRIES. La Société SUDEC INDUSTRIES se réserve le droit de récupérer les enregistrements concernant les produits et conservés chez le fournisseur notamment de cas de cessation d’activité.

 

5.14.                   SENSIBILISATION

Le fournisseur doit assurer que ses personnels et ses fournisseurs sont sensibilisés à :

  • leur contribution à la conformité du produit ou du service,
  • leur contribution à la sécurité du produit,
  • l’importance d’un comportement éthique.

 

 

6.      CONDITIONS GENERALES D’ACHAT

6.1.   Accusé de réception

Un accusé de réception à la commande de la Société SUDEC INDUSTRIES doit lui être retourné dans les 8 jours suivant sa réception, dûment approuvé. A défaut, la commande sera réputée acceptée sans réserve par le Fournisseur.

L’acceptation de la commande de la Société SUDEC INDUSTRIES par le Fournisseur implique son adhésion aux présentes conditions générales et renonciation à ses propres conditions quelles que soient les clauses pouvant figurer sur les documents du Fournisseur, y compris les devis, offres, catalogues et tous documents auxquels il serait fait référence dans les conditions particulières de la présente commande.

Aucune modification ne peut être apportée aux conditions générales ou particulières d’une commande sans accord écrit préalable de la Société SUDEC INDUSTRIES.

 

6.2.   Contrôle de l’exécution

En cas de recours à la sous-traitance par le Fournisseur, il devra au préalable en informer la Société SUDEC INDUSTRIES, laquelle se réserve le droit de s’y opposer.

6.2.1.     Réception

Le transfert de la propriété et des risques a lieu sous réserve de l’acceptation quantitative et qualitative de la fourniture. En cas de non acceptation, la Société SUDEC INDUSTRIES établit un constat de non conformité, lequel est adressé au Fournisseur. Toute fourniture non conforme est soit remise à la disposition du Fournisseur, soit conservée par la Société SUDEC INDUSTRIES moyennant une réfaction de prix, pour laquelle elle fera une proposition au Fournisseur.

Les fournitures non acceptées sont renvoyées au fournisseur à ses frais, risques et périls.

6.2.2.     Livraison

Tout produit doit être accompagné d’un bon de livraison et d’une déclaration de conformité précisant le numéro de commande, et les documents demandés dans la commande.

La date de livraison prescrite est la date d’arrivée des produits en notre usine. Sauf stipulation contraire, les produits commandés voyagent aux frais et périls de l’expéditeur.

Les dates de livraisons contractuelles sont impératives. Le Fournisseur s’engage à nous prévenir immédiatement de tout événement susceptible d’entraîner un retard de livraison et à tout mettre en œuvre pour y remédier.

En cas de non respect des délais de livraison, la Société SUDEC INDUSTRIES peut résilier tout ou en partie de la commande par simple lettre recommandée, sans préjudice de ses droits à tous dommages intérêts.

 

6.3.   Garanties

Le Fournisseur garantit la marchandise livrée contre tout défaut de conception, fabrication ou de matière pendant un délai d’au moins un an à compter de la réception des marchandises ou de leur mise en service. La marchandise défectueuse est retournée au Fournisseur, qui est débité de sa valeur et des frais de retour, sans préjudice de tout autre frais et dommages intérêts dus à la Société SUDEC INDUSTRIES.

Le Fournisseur garantit la Société SUDEC INDUSTRIES contre toutes les réclamations des tiers concernant ses études, travaux ou fournitures. Il s’engage à faire son affaire de ces réclamations et à indemniser la Société SUDEC INDUSTRIES de tout préjudice directement ou indirectement subi de ce fait.

Les contrôles effectués par les agents de la Société SUDEC INDUSTRIES et surveillance exercée par les services officiels n’exonèrent pas le Fournisseur de ses responsabilités.

 

6.4.   Outillages

Sauf stipulation contraire, les outillages confiés au Fournisseur ou fabriqués par lui pour le compte et aux frais de la Société SUDEC INDUSTRIES, en totalité ou en partie, ne peuvent être utilisés autrement que pour la réalisation de sa commande.

Le Fournisseur s’engage à assurer la bonne conservation et l’entretien de ces outillages et à nous les retourner, à notre demande pour toute raison. Le Fournisseur s’engage à contracter à cet effet une assurance appropriée.

Ces outillages et matériels restent la propriété de la Société SUDEC INDUSTRIES et doivent être pourvus par le Fournisseur d’un marquage visible et permanent indiquant cette propriété.

 

6.5.   Propriété industrielle

Le Fournisseur garantit la Société SUDEC INDUSTRIES contre toute revendication de tiers en matière de propriété industrielle sur ses fournitures.

La Société SUDEC INDUSTRIES conserve la propriété industrielle exclusive des études, plans, documents, outillages qu’elle réalise ou fait réaliser pour l’exécution de la commande, ainsi que celles des matériels fournis lorsque ceux-ci ont un caractère original ou des éléments de nouveauté par rapport à l’état de la technique.

Le Fournisseur s’interdit de divulguer ou d’utiliser à toute autre fin ces documents et outillages et de fabriquer pour tous tiers des matériels identiques ou comportant des éléments empruntés à ces matériels.

 

6.6.   Confidentialité

Le Fournisseur, son personnel et ses sous-traitants éventuels sont tenus au secret professionnel. Il s’engage à ne pas divulguer à des tiers à titre onéreux ou gratuit et sous quelque forme que ce soit, les informations en provenance de l’acheteur ou issues d’un traitement de ces dernières par le Fournisseur, ainsi que la nature des prestations réalisées pour le compte de l’acheteur. Il sera possible de déroger à cet engagement après autorisation écrite entre le Fournisseur et l’acheteur désignant le ou les bénéficiaires de l’information, ainsi que son contenu, et sous réserve que le ou les tiers désignés aient conclu avec le Fournisseur ou l’acheteur un accord de confidentialité dans les termes de la présente clause.

Ne seront pas considérés comme confidentiels:

  • Les informations qui sont, à la date des présentes, ou deviendront postérieurement à celles-ci, publiquement connues, sauf si le Fournisseur est à l’origine de la divulgation.
  • Les informations divulguées par un tiers, en droit de les communiquer.

L’acheteur pourra confier au Fournisseur des informations soit oralement, soit par écrit (y compris dossiers, graphiques, croquis, plans, pièces, maquettes, …).

Toutes les informations communiquées par l’acheteur seront considérées comme confidentielles par le Fournisseur.

Sont considérées comme tiers, aux termes de cette clause, toutes les personnes morales ou physiques autres que l’acheteur et le Fournisseur, ainsi que toutes les personnes autres que les membres du personnel des parties qui seront amenés, de par leur fonction, à avoir connaissance des informations échangées entre les parties.

Le Fournisseur s’engage à avertir du caractère confidentiel des informations transmises les personnes en droit de les recevoir, et à assumer la responsabilité d’une éventuelle divulgation survenant du fait d’un ou de plusieurs membres de son personnel.

 

6.7.   Assurance

Le fournisseur s’engage à contracter des assurances pour couvrir les risques ci-après :

  • Dommages aux biens confiés par SUDEC INDUSTRIES,
  • Responsabilité civile professionnelle pour travaux effectués dans les locaux de SUDEC INDUSTRIES,
  • Responsabilité civile ‘’Produit’’,

A ce titre le fournisseur s’engage à fournir tous les justificatifs à la première demande de SUDEC INDUSTRIES.

 

6.8.   Factures et règlements

Les factures doivent parvenir en 2 exemplaires à la Société SUDEC INDUSTRIES et doivent comporter les références de la commande. Des factures distinctes doivent être établies pour chaque livraison partielle.

Les factures doivent être adressées à la Société SUDEC INDUSTRIES au maximum 5 jours après la fin du mois et ne peuvent concerner que les livraisons effectuées dans le mois.

Les règlements de la Société SUDEC INDUSTRIES sont effectués sur présentation de la facture à 30 jours fin de mois le 15.

Les factures sont réglées sous déduction de la valeur des marchandises non acceptées et après réception de l’avoir correspondant. Toutefois, les règlements effectués ne constituent pas une reconnaissance de la qualité des fournitures.

 

6.9.   Résiliation

Nous nous réservons le droit d’annuler tout ou partie de la commande et sans indemnité dans l’éventualité où le Fournisseur refuse ou est incapable de remplir ses obligations techniques ou commerciales conformément aux conditions de ladite commande.

Dans le cas ci-dessus, les arrhes ou acomptes versés deviendront immédiatement exigibles et devront être restitués à la Société SUDEC INDUSTRIES sans délai.

 

6.10.                   Litiges

La présente convention et ses suites relèvent exclusivement du droit français.

Le tribunal de commerce de BAYONNE est seul compétent pour connaître des litiges nés de l’interprétation ou de l’exécution des présentes exigences.